Allgemeine Informationen zu KCS-Veranstaltung 4.0web und zu modulübergreifenden Funktionen wie Datensuche, Selektion, Drucken, Briefverkehr, Seriendruck und anderem.

Die Verwaltung von Kunden stellt neben den Seminaren bzw. Veranstaltungen eine der wichtigsten Aufgaben dar. In der Regel sind die Kunden hauptsächlich auch Teilnehmer an Seminaren und Veranstaltungen.

Die Verwaltung von Lieferanten ist dem Materialwesen übergeordnet. Hier legen Sie fest, mit welchen Lieferanten Sie Geschäftsverbindungen halten. Lieferanten versorgen Sie also mit Artikeln, die im Materialwesen verwaltet werden. Diese Artikel können neben dem gewöhnlich für den Geschäftsbetrieb notwendigen Büromaterial auch Artikel sein, die Sie den Teilnehmern von Veranstaltungen und Seminaren weiterberechnen werden. Ein Lieferant, der Ihnen spezielle Arbeitsunterlagen und -mappen für Ihre Seminarteilnehmer liefert, wäre ein Beispiel hierfür.

Unter Partnern versteht man in KCS-Veranstaltung alle Personen, die im weiteren Sinne mit den Belangen von Kunden zu tun haben. Abgeleitet von Vertriebspartnern, werden alle Tätigkeiten, die mit der Verwaltung und Abwicklung von Seminaren und Veranstaltungen zu tun haben, von Partnern wahrgenommen. Sie können demnach auch alle Ihre Mitarbeiter, die mit der Kundenbetreuung und -verwaltung zu tun haben, als Partner erfassen.

Die Verwaltung von Büros kann auch als eine Verwaltung von Geschäftsstellen bezeichnet werden. Ein Büro bzw. eine Geschäftsstelle ist typischerweise eine Einrichtung mit der Sie außerhalb Ihres Geschäftssitzes direkt für Ihre Kunden zur Verfügung stehen. Zu vergleichen wäre ein Büro z.B. mit einer Bankfiliale in der die Kunden über alle Dienstleistungen Ihres Hauses verfügen können, ohne Sie in der Zentrale persönlich aufsuchen zu müssen. Ein Büro ist also in KCS-Veranstaltung eine übergeordnete Einheit, die personell mit definierten Partnern/Mitarbeitern besetzt ist, die sich um die Belange von Kunden kümmern.

Die Verwaltung von Medien dient der Zuordnung aller Hilfsmittel und Geräte, die zur Durchführung von Seminaren und Veranstaltungen benötigt werden. In der Regel werden hier z.B. Beamer, Flipcharts, Laptops und ggf. Geräte die den Seminarinhalt darstellen (z.B. Modelle eines neu am Markt zu plazierenden Haushaltsgerätes o.ä.) verwaltet. Da Medien im Normalfall lediglich zur Durchführung eines Seminares benötigt werden, sind in diesem Modul alle Informationen über vorhandene Medien, die Verechnungssätze für Zeiteinheiten und die Zuordnung zu den Seminaren und Veranstaltungen gespeichert. Sie legen also in diesem Modul auch die Verfügbarkeit Ihrer Medien für bestimmte Zeiträume fest.

Die Verwaltung von Räumen dient der Zuordnung aller Eigenschaften und Reservierungen des Raumes, die zur Durchführung von Seminaren und Veranstaltungen benötigt werden. Hier verwalten Sie Ausstattungs- und Bestuhlungsmerkmale, Vorreservierungen und Preise und können die dem Raum zugeordneten Seminare und Veranstaltungen anzeigen lassen.

Unter Referenten versteht man in KCS-Veranstaltung alle Personen, die im weiteren Sinne Veranstaltungen und Seminare abhalten und fachlich betreuen. Bei den Referenten in KCS-Veranstaltung wird zwischen Personen und Firmen (gewerblich) unterschieden. Personen sind gewöhnlich Mitarbeiter Ihres Hauses, die Seminare abhalten bzw. Veranstaltungen leiten. Firmen sind externe Organisationen, die Referentenaufgaben übernehmen. Neben den allgemeinen Adress- und Kommunikationsdaten verwalten Sie auch Vertragsvereinbarungen und Honorare, Ausfallregelungen und Urlaubszeiten Ihrer Referenten.

Unter Veranstaltern versteht man in KCS-Veranstaltung alle Personen und Organisationen, die Veranstaltungen und Seminare abhalten und verantwortlich organisieren. Bei den Veranstaltern in KCS-Veranstaltung wird zwischen internen und externen Veranstaltern unterschieden. Diese Unterscheidung resultiert lediglich aus der Notwendigkeit differierender Abrechnungsmodalitäten und Resourcenplanung der entsprechenden Veranstaltergruppe.

Unter Hotels versteht man in KCS-Veranstaltung alle Einrichtungen, die bei Veranstaltungen und Seminaren Personen beherbergen. Bei den Hotels in KCS-Veranstaltung wird zwischen internen und externen Einrichtungen unterschieden. Bei externen Häusern handelt es sich z.B. reguläre Hotels, die gegen Entgelt Veranstaltungs- und Unterbringungsmöglichtkeiten für Seminare bereitstellen. Interne Hotels sind in der Regel Tagungs- oder Weiterbildungseinrichtungen die firmenintern geführt werden.

Die Aufgabe des Materialwesens besteht darin, das zur Leistungserstellung benötigte Material in der erforderlichen Menge und Qualität zur rechten Zeit und am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen.

Auf die Verwaltung spezieller Eigenheiten des Materialwesens, wie z.B. wenige Artikel repräsentieren einen erheblichen Bedarf, wird in den untergeordneten Abschnitten eingegangen.

Das Materialwesen untersützt Sie hauptsächlich bei der Verwaltung von Zukaufteilen und Handelswaren, die Sie zur Durchführung von Veranstaltungen benötigen.

Bestellungen dienen der künftigen Bereitstellung von Materialien die Sie bei Lieferanten veranlassen. Hierzu benötigen Sie Informationen über die benötigten Artikel und Lieferanten, die den gewünschten Artikel anliefern.

Da Bestellungen der Vorbereitung eines Seminares dienen, stellen Sie hier keine direkte Verbindung zu einer Veranstaltung her. Sie Verwalten in diesem Modul einzig und allein alle Bestellungen mit zugeordneten Positionen.

Die Verwaltung von Lagerorten dient der Zuordnung von Artikelbeständen zu räumlichen Orten. Verschiedene Lagerorte werden vorwiegend in Organisationen benötigt, die räumlich getrennte Veranstaltungen mit entsprechendem Materialbedarf durchführen.

Die Verwaltung von Lagerbuchungen dient der Zuordnung von Lagerbewegungen zu Lagerorten und der Bestandsermittlung einzelner Artikel.

Die Aufgabe des Belegwesens besteht darin, die Lieferung von Waren und Dienstleistungen zu dokumentieren und abzurechnen. In KCS-Veranstaltung verwalten Sie alle Standardbelege die zur Abwicklung einer Veranstaltung benötigt werden: Rechnungen, Gutschriften, Stornobelege. Aber auch Angebote und Lieferscheine können genutzt werden.

Die Verwaltung von Offenen Posten dient in der Buchaltung dazu, alle Belege, zu denen noch Zahlungen offen sind zur Bearbeitung zur Verfügung zu stellen. Ist ein Beleg ausgeglichen, so steht er unter offenen Posten weiterhin informativ zur Verfügung. In den offenen Posten können alle Zahlungen zu einem Beleg erfasst werden, bis dieser vollständig ausgeglichen ist.

Die Verwaltung von Belegarten dient der Möglichkeit, verschiedene Typen von Belegen zu definieren und die Eigenschaften dieser Belegtypen festzulegen. Hier werden die unterschiedlichen Nummernkreise für alle Arten von Rechnungen, Gutschriften, Angebote, Lieferscheine usw. festgelegt.

Die Verwaltung von Zahlungskonditionen dient der Anlage und Pflege unterschiedlicher Zahlungsziele, die im Belegwesen Verwendung finden und schon in den Stammdatenmodulen voreingestellt werden können.

Die Verwaltung von Mahntabellen dient der Anlage und Pflege unterschiedlicher Mahnarten und Mahnstufen, die Sie in KCS-Veranstaltung verwenden können. Zum Einsatz kommen diese Mahntabellen im Mahnwesen innerhalb der Verwaltung der offenen Posten.

Die Verwaltung des Datenträgeraustausches dient der Erstellung und Speicherung von Datenaustauschdateien nach allgemeinem Bankenstandard innerhalb Deutschlands, wie er für Überweisungen und Lastschriften Verwendung findet.

In diesem Bereich werden anhand bereits in den Seminaren für einzelne Teilnehmer hinterlegte Ratenzahlungsvereinbarungen die monatlichen Rechnungen ermittelt und erstellt. Nachträgliche Ratenzahlungen für bereits erstellte Belege werden an anderer Stelle verwaltet (Belegverwaltung).

Preisgruppe stellen allgemeine Preisvereinbarungen dar, die in Katalogeinträgen hinterlegt und bei der Neuanlage von Seminaren aktiviert werden.

Erlös-/Kostenstruturen stellen Definitionen dar, die in Katalogeinträgen hinterlegt und während der Verwaltung von Seminaren aktiviert werden. Über diese Strukturen werden je nach Definition während der Zuordnung von Teilnehmern, Räumen, Referenten, Medien und anderen Ressourcen zu einzelnen Seminaren automatisch Erlöse oder Kosten eingepflegt, die über Teilnahmegebühren, Raummieten oder Referentenhonorare hinausgehen.

Die Aufgabe der Katalogeinträge besteht darin, Veranstaltungen und Seminare hinsichtlich Ihrer Eigenschaften zu definieren. Katalogeinträge stellen demnach eine Seminarvorlage dar, auf Basis derer Sie schnell neue Seminare im System anlegen können.

Wartelisten dienen der Vormerkung von Teilnehmern zu Veranstaltungen, deren Termin noch nicht feststeht, oder der mit dem Wunschtermin des Teilnehmers noch nicht überein stimmt.

Unter einem Lehrgang bzw. einer Seminarreihe versteht man die Zusammenfassung mehrerer Seminare zu einer organisatorischen Einheit. Um die Handhabung für Sie als Anwender hinsichtlich des Ablaufes so komfortabel wie möglich zu gestalten, wurde diese Vorgehensweise gewählt. Es ist somit völlig unerheblich, ob Sie mehrere Seminare extra für einen Lehrgang anlegen, oder bestehende Seminare verwenden, denen Sie neben den regulären Teilnehmern auch Lehrgangsteilnehmer zuordnen.

Die Verwaltung von Seminaren und Veranstaltungen ist die zentrale Aufgabe von KCS-Veranstaltung. Um ein Seminar bearbeiten zu können, müssen bereits alle Komponenten, die einem Seminar zugeordnet werden, von Ihnen angelegt worden sein. Dazu zählen zunächst einmal Stammdaten, wie Kunden, Medien, Referenten, Räume, Veranstalter, Partner und/oder Hotels, eventuell auch Katalogeinträge. Sie werden zur Bearbeitung eines Seminares nicht immer Daten aus allen Modulen benötigen. Z.B. kann es sein, dass zu einer Veranstaltung keine gesonderte Technik benötigt wird, oder Sie benötigen keine Partnerdaten, da sie nur Kunden verwalten.

Kostenstellen sollen Ihnen im weitesten Sinne helfen, die Frage zu beantworten: Wo sind Kosten entstanden? Die weiteren Aufgaben der Kostenstellen in Ihrem Unternehmen können sein: Verteilung der Gemeinkosten, Innerbetriebliche Leistungsverrechnung, Vorbereitung der Kalkulation, Kontrolle der Wirtschaftlichkeit

In der Systemverwaltung werden modulübergreifende Einstellungen und Vorgaben verwaltet. Dies sind neben der Benutzerverwaltung auch die Verwaltung von Nummernkreisen zur automatischen Nummernvergabe, Systemtabellen für das Füllen von DropDown-Feldern und andere, allgemeine Systemparameter.

Termine werden in KCS-Veranstaltung modulübergreifend verwaltet. In der Mehrzahl der Module, insbesondere in den Adress-Modulen haben Sie die Möglichkeit, Termine anzulegen und zu verwalten. Alle diese Termine werden zentral im Terminkalender angezeigt. Das System unterscheidet hierbei zwischen öffentlichen und eigenen Terminen.

Der Seminarkalender unterteilt sich in mehrere Ansichten: Seminare, Räume, Referenten und Medien. In allen Ansichten finden Sie für jedes eingetragene Seminar die entsprechenden Einträge vor. Die Seminarkalender dienen reinen Informationszwecken und sollen einen grafischen Überblick der Aktivitäten und Ressourcen-Einsätze ermöglichen.