Im Laufe der Zeit melden sich Teilnehmer auf Ihr Angebot an. In der Übersicht der Veranstaltungen, die Sie aus Ihrnm Veranstalter-Stammdaten heraus erreichen, werden Ihnen die Spalten Anm. (Anmeldungen) und TN (gebuchte Teilnehmer) generiert. Hier erhalten Sie einen ersten Eindruck, ob zu Ihrer Veranstaltung Anmeldung und/oder Teilnehmer eingetragen sind. Angemeldete Teilnehmer haben zwar einen Platz reserviert, doch diese sind noch nicht verbindlich eingebucht. Vielleicht werden diese auch nicht verbindlich gebucht, sondern sollen in der Warteliste verwaltet werden. Diese Bereiche deckt die Teilnehmerverwaltung der Veranstaltung ab.

Wählen Sie die gewünschte Veranstaltung aus und springen dann über die Schältfläche "Anzeigen" direkt neben der Information "Es liegen derzeit ... Anmeldungen vor" oder über die Navigation "Teilnehmeranmeldungen" in die Verwaltung der Teilnehmer. Danach wird Ihnen ein Formular wie im angezeigten Screenshot dargestellt.

In dieser Übersicht sehen Sie zum Einen, allgemeine Informationen, um welche Veranstaltung es sich handelt, zum Anderen eine Liste der angemeldeten, gebuchten und stornierten Teilnehmer. Über die Auswahlfelder oberhalb der Liste können Sie die Anzeige eingrenzen. Wählen Sie einen Eintrag aus der Liste aus, um die Detailinformationen einzusehen und um ggf. Änderungen am Status der Anmeldung vorzunehmen. Über die Schaltfläche "Details ein-/ausblenden" werden weitere Angaben der Anmeldung (komplette Anschrift, sofern angegeben, oder auch Telefon/Fax/Mail und Zusatzfelder) angezeigt.

Hauptsächlich werden Sie in dieser Anzeige den Status des Teilnehmers verändern, also z.B. angemeldete Teilnehmer in den Status gebucht versetzen, wenn Sie denTeilnehmer verbindlich buchen möchten. Folgende Status stehen zur Verfügung:

storniert: kann nicht rückgängig gemacht werden
angemeldet, aber nicht als Teilnehmer gebucht: Standard, nachdem der Teilnehmer sich online angemeldet hat
Teilnehmer ist angemeldet/gebucht: Verbindliche Buchung
Teilnehmer steht auf der Warteliste: keine verbindliche Buchung, Überreservierung und somit auf Wartelisten-Position (Position unten angeben)
Teilnehmer hat teilgenommen: Veranstaltung wurde durchgeführt, Teilnehmer war anwesend
Erfolgreich teilgenommen: Teilnahme war erfolgreich

Einzelnen Status gelten als feste Eintragungen und können nur bedingt geändert werden. so ist z.B. nicht möglich, einen Teilnehmer, der den Status "teilgenommen" erhalten hat, wieder zurück in die Warteliste zu buchen oderstornierte Teilnehmer wieder zu "aktivieren".

Wenn Sie den Status oderden Preis ändern, wird die entsprechende E-Mail-Benachrichtigung automatisch an den Teilnehmer versendet, sofern die vorgenommene Änderung eine Benachrichtigung zur Folge hat. Den Inhalt der E-Mail verwalten Sie in der Systemkonfiguration im Bereich der Mailvorlagen.

Über den Link "Nachricht an den Teilnehmer senden", bzw. das Brief-Symbol können Sie direkt an den ausgewählten Teilnehmer eine Nachricht senden. Diese Nachricht wird systemintern versendet/protokolliert, der Teilnehmer erhält die Nachricht aber auch direkt an seine hinterlegte E-Mail-Adresse.

Wenn Sie an alle Teilnehmer oder Teilnehmer der Warteliste oder alle gebuchten Teilnehmer, oder ... eine Nachricht senden möchten, so steht Ihnen hierzu die Schaltfläche oberhalb der Teilnehmerliste zur Verfügung. Wählen Sie aus der nebenstehenden Dropdown-Box, welchem Teilnehmerkreis Sie eine Nachricht zusenden möchten und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Nachricht senden". Ähnlich wie an einzelnen Teilnehmer senden Sie hier jedoch Ihre Nachricht an jeden Teilnehmer des gewählten Teilnehmerkreises. Alle gesendeten Nachrichten sind beim jeweiligen Teilnehmer in dessen Postfach (Posteingang) sowie in Ihrem Postfach (Postausgang) abgelegt.